Independentemente do porte, a sua empresa sofre os reflexos das constantes mudanças do mercado. Mudanças que lhe desafiam a rever estratégias, posicionamentos, processos.
Nesse cenário, entender por que, quando e como contratar uma consultoria externa pode ser importante. Aqui vão algumas razões da busca de ajuda externa ao tomar decisões e tocar projetos.
Muitos obstáculos e armadilhas podem surgir no caminho da renovação organizacional. O apoio de uma consultoria externa pode ser uma alternativa para enfrentar os contratempos, dificuldades e resistências que mudanças importantes provocam. Para entender o significado e extensão dessa ajuda externa, leia o artigo a seguir!
As razões – erradas – para se contratar uma consultoria externa
O trabalho de um consultor externo vai muito além de uma ajuda de especialista, supostamente uma pessoa que detém um saber e autoridade que o cliente admite não possuir internamente.
Tampouco se reduz ao suprimento de uma mão de obra pontual que venha cobrir a falta de recursos internos da organização.
Não é (não deveria ser jamais) um substituto ao trabalho da principal liderança da empresa no tocante a dar o norte, estimular inovações importantes e controlar o processo de mudanças.
Por que contratar, as boas razões
O apoio externo só pode ser válido e útil quando for calcado numa verdadeira parceria com a liderança da empresa-cliente na realização das etapas essenciais de todo projeto de mudança: o diagnóstico da necessidade, a escolha do caminho ou soluções a serem adotadas, a implementação das ações e a avaliação.
Nestas etapas, a ajuda verdadeira do consultor vai consistir no compartilhamento qualificado e transparente da busca conjunta das causas-raízes das disfunções existentes e das soluções a serem construídas.
Assim, consultor e liderança interna precisam abrir o jogo sobre as reais dores percebidas, os problemas e fraquezas a serem superadas, as ações a serem tomadas, numa relação de confiança e cumplicidade que vai muito além de um relacionamento politicamente correto.
Ver através de um olhar externo
É importante esse olhar e percepção de uma pessoa ou organização de fora. Enquanto estamos mergulhados em um determinado contexto, temos dificuldade de pensar com alguma isenção e “fora da caixa”.
A consultoria externa certamente poderá aumentar a habilidade total da liderança de sua empresa em perceber falhas processuais e sistêmicas de sua organização e de sugerir soluções para elas.
É a ajuda que você precisa para enxergar além da superfície e entender o que pode/deve ser aperfeiçoado ou até modificado de forma mais contundente.
Identificando os aliados internos do projeto
Esse olhar vai ajudar, também, a identificar, dentre os colaboradores da sua empresa, os que estão mais envolvidos e positivos com as mudanças pretendidas. Assim, você saberá quais pessoas e áreas estarão mais prontos para atuarem como agentes e protagonistas no processo, traçando com a consultoria os meios para lidar com o problema.
Economia de tempo e dinheiro
A partir de um escopo inicial bem definido, o consultor externo precisa trabalhar dentro de um prazo definido e mutuamente acordado. Então, todo o desenrolar do projeto não poderá perder de vista o foco proposto, buscando sempre em comum acordo com a liderança interna a construção das saídas mutuamente negociadas.
Assim, um dos possíveis ganhos de se contratar uma consultoria externa está na equação valor aplicado versus soluções implantadas, seja no sentido de ganhar tempo na agenda corporativa como também atingir os resultados esperados com a ação.
Por se tratar sempre de um projeto específico, é possível estabelecer indicadores para se medir o ROI (retorno sobre o investimento), combinando claramente com as liderança as melhorias de processo e de resultados mais consistentes.
Resultados essenciais da contratação
O propósito do trabalho do consultor externo é, exclusivamente, promover/apoiar/implementar em conjunto com sua empresa as mudanças necessárias de forma plena e promissora. Todo o trabalho dele se resume na busca de sucesso desse projeto.
Assim, é importante que este foco em resultado perpasse todas as etapas do processo ou projeto. Isso significa na prática alguns cuidados que entendemos serem essenciais nas diversas fases do trabalho de consultoria.
Fase de Contato – Contrato
É por meio de um contrato bem definido que tanto consultor quanto cliente podem gerenciar o processo de consultoria, identificando potenciais desvios e sucessos. Essa fase diz respeito aos primeiros momentos da relação consultor-cliente, mesmo que já se conheçam há muito tempo e até tenham desenvolvido outros trabalhos juntos.
O produto desta etapa é um acordo em que ambas as partes vão se beneficiar por que lidarão com conteúdos e desenvolverão um processo que vale a pena, e ambos têm todo o interesse em comprometer-se e cumprir o acordado.
Quando o consultor é chamado por um cliente ou este vai a um cliente levando um projeto institucional, uma ideia ou um indicador de maus resultados, é importante que ele tenha um modelo das entregas que fará ao cliente. Esse modelo será muito útil para se fechar não só um acordo, mas um bom acordo.
Fase de Diagnóstico
Esta fase tem alguns importantes produtos e desafios:
chegar à causa raiz ou problema real a ser tratado.
convergir com o cliente sobre esse diagnóstico.
definir claramente o que a consultoria fará e a responsabilidade do cliente na solução.
O produto essencial desta fase é o consenso verdadeiro entre consultor e cliente a respeito do que está impedindo a empresa de ser bem sucedida em alguma área (ou várias), tendo um acordo explicito sobre a causa real do mal estar organizacional, apontando para o que as pessoas estão fazendo ou deixando de fazer para que o problema exista.
É o momento por excelência de identificar a causa-raiz e reforçar claramente as razões de ambos, cliente e empresa, no sentido de agir na direção necessária.
Fase de Feedback ao Cliente
O consultor deve dar feedback do diagnóstico feito (coleta de dados sobre o problema, como as pessoas lidam com ele, as recomendações decorrentes) não só ao cliente principal – o líder do projeto ou programa – mas também a todos os envolvidos na coleta de dados e com o problema.
Às vezes é difícil dizer para as pessoas ouvirem como elas estão impedindo/dificultando a resolução dos próprios problemas. Nesta fase o consultor precisa ajudar o cliente a enfrentar resistências e atitudes defensivas e encorajá-lo a seguir em frente com as mudanças desejadas.
O processo de encontrar e construir a solução em conjunto se dará de forma mais fácil a partir de um diagnóstico verdadeiro.
Fase da implementação da ação principal
Esta fase se caracteriza pela implementação das estratégias concebidas na fase anterior. Ela é fundamental para garantir a atuação dos consultores externos não como “mão de obra especializada” ou como responsável pela efetivação das mudanças.
Alguns cuidados típicos são:
o consultor externo deve manter-se no seu papel no projeto, dando sua contribuição sem incorporar o papel da liderança cliente ou fazendo coisas que ela deva fazer.
planejar as ações e ser transparente com o cliente a respeito delas .
reconhecer que mudanças doem: entender isso e não negar esta realidade importante ajudará o consultor externo a estabelecer uma relação de empatia e apoio.
encorajar e apoiar quem está se arriscando, para ir solidificando as mudanças desejadas.
Fase de Avaliação e Desengajamento
E necessário fazer uma avaliação global final tanto para o conteúdo quanto para o processo antes do desengajamento do consultor. Aqui se faz necessário considerar os indicadores específicos iniciais para cada área a fim de possibilitar o exame de resultados obtidos. A diferença entre os indicadores da situação atual e os indicadores desejados é o parâmetro para a avaliação final.
O desengajamento consiste na comunicação clara do término do projeto. É fechar o ciclo iniciado com a contratação. É identificar a realização daquilo que foi contratado. É poder constatar que o consultor externo não alimentou a dependência do cliente e contribuiu efetivamente para desenvolver sua autonomia.
Se está na hora de propor mudanças importantes em sua empresa, as razões acima apontadas sobre o porquê e como contratar uma consultoria da sua confiança certamente lhe ajudarão a encontrar o seu parceiro de desenvolvimento organizacional. Se quiser saber mais sobre o assunto, não hesite em conversar conosco. A Dorsey Rocha Consulting tem em seu “core business” as razões acima apontadas.