Com as rápidas evoluções que vem ocorrendo na sociedade e a forte competitividade do mercado é cada vez mais comum a pressão por mudanças no ambiente organizacional. Elas podem acontecer em vários âmbitos, desde pequenas necessidades — como reestruturação de equipes — até grandes e profundas transformações, que envolvem as estratégias ou a cultura organizacional. Quando ocorrem, é normal o surgimento de resistência em todos os níveis, pelos receios emergentes sobre a capacidade de adaptação ao novo cenário.
Por esse motivo, você de RH e que atua diretamente com a alta administração de sua empresa, precisa estar preparado, além de preparar sua empresa, para esse cenário de transformações. Para que isso ocorra com maior chance de êxito, é necessária uma gestão ativa e planejada do processo de mudança. Um processo que seja capaz de lidar com os desafios a serem enfrentados, que podem afetar produtos, serviços, processos, sistema de produção, de vendas, de desenvolvimento, estratégias e políticas, e em tudo as pessoas.
Se você acha que sua empresa ainda não está 100% pronta para enfrentar a próxima importante mudança em sua organização, este artigo é para você! Vamos falar aqui sobre a gestão da mudança, em como pensar sua arquitetura e se preparar para implantá-la em sua empresa. Confira!
Os enormes desafios de mudança
As mudanças no ambiente externo trazem à maioria dos executivos seniores das organizações um desafio pouco familiar: eles precisam ir além de mirar as melhores estratégias e planos em suas áreas específicas e entender de forma mais profunda o lado humano e organizacional da gestão de mudanças – o alinhamento da cultura, dos valores, das pessoas e comportamentos – para encorajar os resultados desejados.
Planejar não simplesmente como identificar os valores importantes para sua organização e área, mas compreender que esses valores só existem de fato se sustentados pela ação de muitas, pessoas que são as responsáveis pela criação, execução e entrega de produtos e serviços neste novo ambiente.
Mudanças estruturais e profundas nas organizações apresentam algumas características:
elas tem escala – ou seja, impactam toda a empresa ou a maior parte dela;
elas tem magnitude – afetam de modo consistente o modo de ser e agir (status quo) de muitas pessoas e áreas;
elas apresentam uma duração – podem demandar meses ou até vários anos;
elas têm relevância estratégica – ou seja, dizem respeito à essência do negócio e à sua sobrevivência no futuro.
O que preocupa gestores e a alta administração
Inquietações com as mudanças ocupam as mentes e corações de todo executivo: não é por outra razão que os níveis de estresse sobem a níveis cada vez mais altos.
Presidentes e diretores quando perguntados sobre o que lhes tira o sono indicam preocupações de vários tipos: reações que as pessoas à sua volta terão em face do tremendo significado das mudanças a empreender, receios sobre como suas equipes irão trabalhar juntas no enfrentamento dessas mudanças e preocupações sobre como os gestores e pessoas-chave em seu negócio irão liderar as equipes para as mudanças urgentes e necessárias.
Preocupam-se, em última análise, a respeito de como irão atingir o propósito e finalidade de seus negócios no novo ambiente, se a companhia será capaz de manter sua identidade e mobilizar no tempo hábil a energia de todos os atores envolvidos para construir o novo futuro.
Como implantar a gestão de mudança na minha empresa?
Não existe uma única metodologia ou abordagem que se aplique a toda e qualquer organização. O que vamos encontrar no mercado é um conjunto de práticas, abordagens, ferramentas e técnicas que podem ser adaptadas a uma variedade quase infinita de situações.
Para uma primeira e abrangente visão dessa complexa questão da gestão da mudança, apresentaremos aqui os conceitos adotados por John Kotter, professor da Harvard Business School, em suas iniciativas nesta área. De forma resumida, falaremos dos seus 8 passos essenciais na gestão de mudanças.
1.Demonstrar a urgência
Envolva todas as pessoas chaves que devem participar e contribuir com os processos de mudança, independentemente do cargo que ocupam. Deixe-as cientes dos cenários externos e internos que estão por trás das mudanças necessárias: todos precisam de uma compreensão minimamente consensual dos desafios a serem enfrentados.
Crie, ou passe a elas, um senso de urgência para essas mudanças. Isso vai fazer com que os profissionais olhem a magnitude e relevância das mudanças a serem enfrentadas e possam lidar com os medos e receios que são absolutamente normais nestas situações.
Tenha um honesto e convincente diálogo com a sua liderança sobre o que está acontecendo no mercado e em sua concorrência. Se muitas pessoas de sua empresa começarem a falar das mudanças necessárias, o sentimento de urgência se criará por si mesmo.
É preciso coragem para perceber a distância existente entre o que é preciso alcançar e a situação presente. Nada se fará na empresa sem este senso de necessidade e urgência, pedra fundamental que irá mobilizar as pessoas para um compromisso importante.
2.Criar uma coalização poderosa
Diretores, gestores e pessoas-chave da organização que serão afetadas pelas mudanças devem estar no mesmo barco no início dessa travessia. devem ser escolhidos não de acordo com o cargo que ocupam na hierarquia mas pelo grau de envolvimento e contribuição que potencialmente podem dar ao assunto ou objetivo da mudança.
A coalização forte com esse grupo será decisiva na implementação das mudanças. O critério de escolha dessas pessoas é o grau de liderança que cada um de seus membros possa ter para influenciar positivamente a mudança necessária.
Uma vez formada esta aliança, o grupo resultante precisa começar a trabalhar como um time, fortalecendo o sentimento de urgência e aumentando o impulso – momentum – em torno da necessidade de mudança.
3.Desenvolver uma visão de futuro
Da mesma forma que a empresa precisou de uma visão clara original de seus fundadores para sua criação, é fundamental ter uma visão agora para o novo momento. Dessa forma, todos estarão cientes — de forma consistente — de que mudanças estão tratando e quais os principais resultados esperados.
Quando se começa a pensar sobre uma grande mudança, certamente vêem à cabeça muitas ideias e soluções. Juntamente com o seu grupo chave, desenvolva esses conceitos em torno de uma visão que poderá facilmente ser entendida e lembrada por elas no seu dia a dia.
Uma clara visão possa ajudar as pessoas a entenderem porque elas precisam agir. Quando elas vêem por elas mesmas o que os líderes da empresa estão tentando alcançar, então as diretrizes para a mudança farão mais sentido e poderão ser mais facilmente implementadas.
4.Comunicar com eficiência a mudança
O que é feito em sua empresa com a visão criada para a mudança certamente irá determinar o sucesso do processo de mudança. Certamente a mensagem sobre o que precisa mudar terá uma alta concorrência com dezenas de outras mensagens que circulam na companhia, por isso é tão importante investir em comunicação.
Faça-o com frequência e de forma poderosa, e envolva essa mensagem em tudo o que você faz. Melhor, faça isso com o seu grupo principal, agora unindo esforços na mesma direção. Insista que todos, em todas as oportunidades, usem a visão para tomar suas decisões e resolver os seus problemas . Mantenha fresca a mensagem de para onde a companhia precisa ir: as pessoas irão responder melhor a isso. Seja, cada membro da liderança, um exemplo vivo, senão das mudanças da busca delas, agindo com coerência entre discurso e prática. É importante que os comportamentos da liderança sinalizem para todos – e aí estamos falando todos mesmo, toda a comunidade interna – o que se espera deles em seu dia a dia.
5.Dividir as responsabilidades
Ao seguir esses passos e chegar a este ponto do processo, você deve estar se perguntando em que medida a visão compartilhada e o compromisso de fazer acontecer as mudanças em todos os níveis da organização estarão ocorrendo.
Felizmente, seu time de mudança principal – sobretudo após a fase de construção do mencionado senso de urgência – estará querendo realizar e obter os benefícios que a nova empresa está buscando.
E se existirem resistências? Em que medida os processos ou as estruturas estarão se movendo realmente para alcançar o futuro desejado?
É hora de fazer acontecer as mudanças na prática: coloque sua estrutura de mudança em ação, checando continuamente os obstáculos e barreiras e como estão sendo superados.
Ao colocar os planos de ação combinados para a realização das mudanças necessárias, você e sua equipe principal de mudanças estarão removendo os obstáculos, empoderando as equipes abaixo para executar a visão compartilhada, e fazendo o processo avançar.
Essa gestão das mudanças é permanente e há várias formas que as organizações bem sucedidas utilizam para monitorar e ajustar os planos de ação aos objetivos pretendidos. Torne a sua equipe capaz de seguir em frente com a nova estratégia, pois esse – a visão na prática – é o principal ponto daqui para frente para que o projeto não falhe.
6.Comemorar as vitórias
Nada motiva mais que o sucesso.É fundamental sentir e comemorar o gosto das conquistas feitas logo no ínício do processo. Em um cronograma, seja de um mês ou de um ano dependendo do tipo de mudança, será necessário identificar algumas conquistas importantes no caminho. Comemore essas vitórias, por menor que sejam. Isso poderá neutralizar o pensamento negativo que sempre existirá e prejudica o avanço efetivo.
Não se atenha apenas às metas de longo prazo. Metas e incentivos a curto prazo vão fazer com que os funcionários sintam-se motivados, vendo que o processo está seguindo com sucesso. As pequenas vitórias aumentam o sentimento de sucesso e atendimento de expectativas, o que reforça o compromisso de levar mais à frente as mudanças necessárias.
7.Consolidar ganhos
Mudanças verdadeiras, no entanto, levam tempo para serem absorvidas pelas equipes. Não perca de vista estas mudanças estruturais mais profundas. Não deixe que os incentivos de curto prazo sejam mais importantes do que o todo!
Kotter argumenta que muitas processos de mudança falham porque a vitória real, mais profunda, é declarada muito cedo. As pequenas mudanças são necessárias, sim, como sinalizações da importância das mudanças mais estruturais e permanentes.
Lançar um produto novo utilizando uma nova plataforma é ótimo. Mas, somente se e quando sua empresa puder lançar dez novos produtos no novo sistema a equipe dirigente poderá afirmar que a coisa está funcionando. Para alcançar esta marca, você e sua equipe precisam olhar as melhorias e o seu grau de efetiva incorporação à realidade da empresa.
8.Criar a nova cultura
Verdadeiramente a mudança poderá ser considerada como incorporada em sua organização se ela fizer parte de sua essência, seu “core”. A cultura de sua empresa frequentemente determina o que se obtém lá, e são os valores e comportamentos vividos que dão sustentação real à visão desejada.
Esforços contínuos devem ser feitos para assegurar que a mudança esteja acontecendo em todos os aspectos de sua empresa. Por isso, é da maior importância que os líderes em qualquer nível continuem a dar suporte ao processo de mudanças. Do contrário, as coisas tendem a voltar ao que a empresa era.
Parece redundante, mas no contexto atual é preciso que a própria mudança faça parte da cultura organizacional.
Uma gestão de mudança requer muita sabedoria, coragem e determinação. Preparar-se para ela é importante, não só como profissional em um posto chave de comando da organização mas como membro de um grupo maior. A mudança precisa ser planejada e estruturada. Qualquer deslize pode colocar tudo a perder: a ideia, a energia para executá-la e o apoio dos colaboradores.
Para que nada dê errado, para que sua visão de mudança seja até ampliada e ganhe um olhar mais neutro e objetivo, conte com uma consultoria externa especializada. Isso vai aumentar seu grau de confiança e segurança no início de uma mudança importante.
Para saber mais a respeito entre em contato conosco — teremos prazer em ajudá-lo!