Muitas empresas ainda não aplicam o ciclo PDCA na sua gestão de resultados. Assim, acabam ficando vulneráveis a imprevistos durante a execução de seus projetos. Esse método garante controle e sucesso para cada ação tomada, com base nas ações estratégicas.
Mas, você já ouviu falar em ciclo PDCA? Já utiliza em seu negócio? Se suas respostas foram não, está mais do que na hora de você entender e aplicar essa transformadora metodologia de gestão de processos na sua empresa!
Para facilitar, separamos 5 perguntas e respostas muito comuns que vão ajudar você a conhecer todo o ciclo e implantar em sua empresa. Vamos lá?
1. O que o ciclo PDCA?
Apesar de ter se popularizado na década de 50, o ciclo é uma criação da década de 20, do físico norte-americano Walter Andrew Shewart. O físico foi muito conhecido na época por ser excelente em controle estatístico de qualidade. Hoje, o método faz parte da cultura organizacional de muitas empresas. Algumas até contratam consultoria externa para que obtenham ainda mais êxito na implantação.
Até hoje, quando pensamos em projetos e ações, temos que pensar em ciclo PDCA. Apesar de alguns empresários o relacionarem muito àqueles momentos em que é preciso recuperar uma meta, o ideal é a utilização contínua para que haja o controle e gestão efetiva de pessoas e resultados.
Ciclo PDCA é um modelo de gestão estratégica que visa garantir o sucesso na execução de processos, seja para implantar ações cotidianas ou projetos maiores. Ele padroniza as etapas e minimiza qualquer chance de erro durante essas ações. Isso é possível porque ele estrutura cada uma das etapas necessárias, garantindo o controle, a visão e o resultado almejado naquele projeto/ação.
Então, você pode contar com o PDCA sempre como um guia para suas próximas ações e gestão de projetos em andamento. É o melhor caminho para promover melhorias contínuas em qualquer departamento de sua empresa.
2. Qual o significado da sigla PDCA?
O significado é muito simples. A própria tradução já explica como implantar o ciclo PDCA na sua empresa.
P – Plan (Planejar)
Para ressaltar a importância de planejar, ser estratégico e definir ações e objetivos. Esse planejamento é uma etapa muito importante para guiar a ação de todos. Apesar de ser uma etapa fundamental, é preciso definir um limite para a conclusão desse planejamento. Evite gastar muito tempo e energia sem ações.
D – Do (Fazer)
A partir do planejamento realizado, execute-o. Realize todas as etapas, visando alcançar o objetivo da ação ou do projeto. Mantenha a equipe sempre atenta aos passos de cada ação.
C – Check (Checar)
Tão importante quanto planejar e fazer é analisar o sucesso de cada execução. Enquanto você e sua equipe fazem o processo, é importante avaliar os sucessos e atuar nos insucessos de cada atividade, além de analisar se aquela ação está surtindo efeito e se deve ser adotada como um processo em sua empresa.
A – Act (Agir)
Se todas as metas do processo foram atingidas, está na hora de transformar aquele projeto em processo para a sua empresa. Caso não tenham sido, será necessário implementar todas as ações de correção daquele método e promover melhorias imediatas, reiniciando o PDCA.
3. Por que usar o PDCA em minha empresa?
É possível que você tenha chegado à conclusão de que já realiza o ciclo PDCA em seu negócio mesmo antes de tê-lo conhecido. Isso é muito comum. Mas, caso você ainda não tenha tido a experiência, a gente listou algumas vantagens de executar o ciclo.
Organização
O mais importante de todos. É possível organizar as ações, quem irá executar, quais são os resultados esperados e quais serão os projetos em andamento.
Sem essa organização, será muito difícil garantir o sucesso contínuo do seu negócio. Isso porque não será possível saber quais são as ações que dão certo e quais são as que não deram certo. Então, a gestão de resultados fica totalmente às cegas.
Controle
Com o planejamento do que deverá ser executado e a organização para fazer tudo na hora certa, você tem total controle de produção e, consequentemente, dos resultados. Fica mais fácil acompanhar o que está sendo feito e a perspectiva real do alcance das metas.
Resultado
Com ações e planejamento em dia, entregar o resultado vai ser fácil. O controle permite que você esteja sempre seguro e com visão mais real de como será o fechamento. O planejamento organizado e o acompanhamento mostram o que deve ser feito para recuperar, caso a tendência não esteja das melhores.
4. Como aplicar o ciclo PDCA?
Primeiramente, lembre-se de todos os indicadores que você precisa controlar. Elabore, juntamente com sua equipe de gestores, os planos de ação, para começarem a executar, checar e agir.
Alinhe com todos a importância do cumprimento de cada etapa. Crie para você uma rotina para também checar a implantação do ciclo e certificar-se de que todos estão cumprindo os cronogramas e fazendo os acompanhamentos necessários. Nesse momento é necessário o engajamento de todos.
Toda a equipe de gestores e demais colaboradores precisam entender a importância disso para a saúde do negócio e para as melhorias em suas próprias carreiras na empresa. O PDCA contribui, inclusive, para o desenvolvimento de competências.
Por isso, convoque os gestores para expor os objetivos do ciclo PDCA e os prepare para replicar essa importância às equipes.
Envolva todos os departamentos, sem exceção.
5. Como sei que o ciclo PDCA deu certo?
Esse ciclo propõe uma constante melhoria em todos os âmbitos. Então, vai depender sempre de alguém para conferir cada etapa da execução. Ele não garante uma resposta, mas um caminho capaz de levar você até as respostas que precisa sobre suas operações.
Então, para saber se o ciclo está dando certo, sempre tenha em mãos o planejamento e acompanhe as pessoas pondo-o em prática. Se der tudo certo, você finalizará o ciclo ou com uma nova ação a experimentar ou com a evolução real dos seus resultados.
Gostou de conhecer um pouco mais sobre o ciclo PDCA? Se você acredita que ele tem muito a contribuir com o seu negócio ou com a rotina do seu trabalho, multiplique! Compartilhe pelas redes sociais esse conhecimento que faz toda a diferença!